Dans le monde numérique actuel en constante évolution, le choix du moment opportun est crucial pour attirer l’attention des médias et faire en sorte que votre communiqué de presse atteigne le bon public.

Pour maximiser l’impact de vos efforts en matière de relations publiques, il est important de savoir quel est le meilleur jour et la bonne heure pour envoyer un communiqué de presse.

Dans ce guide complet, nous allons explorer des stratégies éprouvées et des conseils d’experts qui vous aideront à déterminer le moment opportun pour envoyer votre communiqué de presse et à augmenter vos chances d’obtenir une couverture médiatique. 

Voici quelques considérations et conseils clés pour mettre au point votre plan de distribution de communiqués de presse.

Analyser le cycle des médias

Tout d’abord, vous devez comprendre le cycle des informations afin de déterminer le meilleur jour pour soumettre un communiqué de presse. Les journaux quotidiens ont un cycle de 24 heures, tandis que les médias numériques et les chaînes de télévision diffusent du contenu tout au long de la journée. 

De nos jours, la plupart des informations sont diffusées sur les médias sociaux, en particulier sur Twitter, maintenant « X ». Et les informations se répandent sur d’autres plateformes dans l’heure qui suit. 

En fonction de ce que votre communiqué de presse annonce, l’analyse de ces cycles complexes vous aidera à déterminer le meilleur jour pour envoyer un communiqué de presse.

Réfléchissez à la pertinence de vos nouvelles par rapport au cycle actuel. Voici quelques questions importantes à vous poser :

  • Quelles sont les publications les plus susceptibles de couvrir mon communiqué?
  • Quel est le cycle d’information qu’elles suivent?
  • Quel est leur public cible?    
  • À quel point mon communiqué mérite-t-il d’être signalé dans les nouvelles?

Adapter les communiqués de presse aux publics cibles

Ensuite, pour savoir quand envoyer un communiqué de presse, vous devez comprendre votre public-cible. 

Voici deux questions à vous poser à cet égard :

  • Quels sont les principaux sujets qui intéressent mon public?
  • Quels sont leurs modes de consommation des médias?

Prenons l’exemple suivant : Imaginons que vous envoyiez un communiqué de presse annonçant le lancement d’une nouvelle application permettant de suivre les phénomènes météorologiques dans l’océan Atlantique.

Peut-être voudrez-vous cibler les passionnés de technologie. Votre communiqué devra alors mettre l’accent sur les subtilités du fonctionnement de votre application. En revanche, un public d’activistes climatiques s’intéressera davantage à ce qu’indiquent vos données météorologiques. Si votre public est constitué de passionnés de sports nautiques, vous voudrez alors adapter votre communiqué de presse pour indiquer que l’application permet de déterminer les meilleures périodes pour surfer.

L’analyse de votre public cible vous renseignera sur ses habitudes de consommation de l’information et, par conséquent, sur les publications que vous devez cibler.

Une étude détaillée des caractéristiques démographiques et des préférences des journalistes, des blogueurs et des influenceurs dans votre secteur d’activité peut être utile à cet égard. Par exemple, il ne serait pas logique qu’un site d’actualités publie votre communiqué de presse traitant de votre application météo. En revanche, un magazine en ligne spécialisé dans un créneau particulier sera plus enclin à vous accorder une couverture.

Ces facteurs peuvent vous aider à déterminer quand envoyer un communiqué de presse.

Fuseaux horaires et considérations géographiques

Lorsque vous ciblez un public national ou international, vous devez également tenir compte de la variation des fuseaux horaires.

Les experts déconseillent d’envoyer un communiqué de presse l’après-midi, entre 14 h et 18 h, car c’est le moment où les journalistes terminent généralement leur journée de travail. De même, envoyer un communiqué de presse à minuit ou trop tôt le matin n’est pas idéal.

Les considérations géographiques et les fuseaux horaires entrent également en ligne de compte lorsque vous cherchez à déterminer le meilleur jour pour envoyer un communiqué de presse. Par exemple, l’heure du déjeuner à Montréal correspond presque au milieu de la nuit à Edmonton. 

De même, les fêtes culturelles et religieuses doivent être prises en compte en fonction du pays. Par exemple, la plupart des pays musulmans tiennent leur fin de semaine les jeudis et vendredis, de sorte que votre communiqué a moins de chances d’être lu ces jours-là. 

Éviter les périodes chargées

Demandez à n’importe quel journaliste et il vous confirmera que certains jours sont plus chargés que d’autres. Les principaux jours fériés, les événements industriels ou les nouvelles concurrentes de premier plan risquent d’éclipser votre communiqué de presse, selon sa pertinence.

Bien qu’il ne soit pas possible de prédire quand les nouvelles de dernière minute occuperont le devant de la scène, il existe des moyens de cibler les périodes plus calmes pour que votre communiqué puisse bénéficier d’une plus grande visibilité. 

Pour ce faire, vous pouvez utiliser les outils suivants :

  • Google Trends : Recherchez des expressions clés et déterminez leur popularité. Accédez aux données démographiques, aux sujets connexes et au volume des recherches pour repérer les périodes creuses pour certains sujets.
  • Outils de suivi des médias sociaux : Des logiciels comme Hootsuite ou Nexalogy peuvent vous aider à suivre les tendances des médias sociaux qui, à leur tour, influencent le cycle d’information.
  • Trendhunter : Explorez les tendances et classez-les en fonction de leur popularité, de leur niveau d’actualité et des taux de clics. 

Envoyer un communiqué le matin ou l’après-midi

Il est temps de trancher le débat. Faut-il envoyer son communiqué de presse le matin ou l’après-midi?

La plupart des experts indiquent qu’ils préfèrent recevoir des communiqués le matin. Selon une étude menée par la société de relations publiques Prowly, qui a analysé plus de 55 000 communiqués, le meilleur moment pour envoyer des avis de communiqués de presse se situe entre 10 h et 14 h. 

Si vous envoyez votre communiqué avant 10 h, le rédacteur en chef risque de ne pas le voir. Après 14 h, il y a de fortes chances que l’attention du rédacteur en chef soit déjà tournée vers les nouvelles du lendemain. Le taux de clics entre 10 h et 14 h a atteint le chiffre impressionnant de 45 %.

En outre, d’autres sources indiquent que plus de 60 % des journalistes préfèrent recevoir des présentations le matin, que 30 % d’entre eux considèrent que l’après-midi est le meilleur moment et que les 10 % restants préfèrent le soir.

Enfin, la fin de matinée et le début d’après-midi sont statistiquement meilleurs que le début de matinée ou après le dîner. Bien entendu, des facteurs tels que la relation avec le rédacteur et les fuseaux horaires entrent également en ligne de compte pour déterminer le moment idéal pour envoyer un communiqué de presse.

Principales erreurs à éviter

Plus vous écrirez de communiqués de presse, plus vous vous améliorerez. Mais d’ici là, voici quelques pièges courants que vous devriez fortement éviter :

  •  Ne pas inclure l’information la plus importante dans le titre
  • Envoyer des communiqués de presse mal rédigés et non professionnels
  • Utiliser un langage publicitaire ou promotionnel au lieu d’adopter un ton basé sur les faits

Où diffuser un communiqué de presse?

Les deux méthodes les plus courantes pour envoyer un communiqué de presse sont la distribution directe et les fils de presse. La distribution directe est un excellent moyen d’établir des relations avec les médias. Tandis que les fils de presse comme Canada Newswire garantissent à votre communiqué de presse une portée beaucoup plus grande, puisque la plupart des médias font appel à ces services.

Jours de la semaine

En ce qui concerne les jours de la semaine, la plupart des experts excluent la fin de semaine. C’est lorsqu’il s’agit de savoir quel jour de la semaine choisir que l’analyse devient un peu plus compliquée.

Selon les personnes interrogées, le meilleur jour de la semaine pour envoyer un communiqué de presse peut être le lundi ou en milieu de semaine, comme le mercredi.

Il a été constaté que le plus grand nombre de vues générées par un communiqué de presse se situait entre le mardi et le jeudi. Ces données montrent que les rédacteurs rattrapent le plus souvent le travail de la semaine précédente le lundi, et que le vendredi, ils tournent leur attention vers la fin de semaine. 

D’autres études ont analysé des courriels et ont conclu que le meilleur jour pour ouvrir des courriels non sollicités était le lundi. Toutefois, les taux de réponse les plus élevés ont été observés le mercredi.

Voici certains facteurs importants à prendre en compte lors de l’analyse de ces données : 

  • La charge de travail du secteur d’activité
  • La disponibilité des journalistes
  • L’intérêt des lecteurs

Tirer parti de l’analyse des courriels

Lorsque vous déterminez le moment idéal pour envoyer vos communiqués de presse, ne sous-estimez pas l’importance des données. 

Les outils de suivi des courriels, tels qu’EmailAnalytics ou des extensions comme Right Inbox, peuvent vous aider à recueillir des informations sur le moment où les courriels sont ouverts, ainsi que sur les taux d’engagement et de réponse.

Les outils d’analyse, comme Excel – la feuille de calcul préférée de tous les analystes de données –, pourraient être un moyen pratique de donner un sens à toutes ces informations. En basant vos observations sur des données, vous pouvez déterminer plus facilement le moment où vous devriez envoyer votre communiqué de presse. 

Conclusion

Le choix du moment opportun est un facteur essentiel pour la réussite de la diffusion de votre communiqué de presse. En sachant quels sont le meilleur moment et le meilleur jour pour l’envoyer, vous pouvez augmenter considérablement vos chances d’attirer l’attention des médias, d’améliorer la visibilité de votre marque et d’obtenir les résultats escomptés en matière de relations publiques.

Mettez en œuvre les stratégies décrites dans ce guide pour optimiser vos efforts de relations publiques et maximiser l’impact de vos communiqués de presse. Gardez une longueur d’avance sur la concurrence et faites une impression durable sur les journalistes, les influenceurs et votre public cible.

Nous espérons que le contenu de cet article vous aura encouragé à faire le premier pas vers la création ou l’amélioration de votre dossier de presse. Si vous avez des questions supplémentaires ou si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à contacter l’équipe de Canada Newswire.