Faciliter l'accès aux contrats de l'État et améliorer les processus d'appel d'offres - « Le gouvernement doit en avoir pour son argent et, pour ce faire, les appels d'offres doivent être plus accessibles et plus rigoureux » - Martin Coiteux

QUÉBEC, le 30 oct. 2015 /CNW Telbec/ - Le ministre responsable de l'Administration gouvernementale et de la Révision permanente des programmes et président du Conseil du trésor, M. Martin Coiteux, et le ministre délégué aux Petites et Moyennes Entreprises (PME), à l'Allègement réglementaire et au Développement économique régional, M. Jean-Denis Girard, ont dévoilé aujourd'hui le Passeport Entreprises, qui présente des actions visant à faciliter l'accès des entreprises aux contrats de l'État et à améliorer les processus d'appel d'offres au gouvernement du Québec afin de les rendre toujours plus transparents et rigoureux. Pour ce faire, il souhaite créer la fonction de Commissaire aux contrats publics.

« Chaque année, le gouvernement alloue plus de 20 milliards de dollars à la réalisation de contrats de l'État. Le gouvernement souhaite s'assurer que ses achats se font dans les meilleures conditions en ayant accès à des produits et des services de qualité en plus d'en avoir pour son argent. Pour ce faire, le gouvernement doit s'assurer de faciliter l'accès aux appels d'offres publics afin de bénéficier des meilleurs prix et des solutions les plus innovantes. Il souhaite également améliorer davantage les processus d'appel d'offres. C'est pourquoi il présente de nouvelles mesures à cet effet », a déclaré le ministre Coiteux.

« Nos PME représentent plus de 99 % des entreprises du Québec, elles sont les poumons de notre économie. Notre gouvernement s'est donné comme mission d'alléger leur fardeau réglementaire et administratif afin de favoriser la croissance économique. Avec le Passeport Entreprises, c'est exactement ce que nous faisons, au bénéfice de l'État, des citoyens, des entreprises et de notre économie », a mentionné le ministre Girard.

Le Passeport Entreprises se décline en quatre axes et vise deux objectifs clairs :

• améliorer l'accès des entreprises aux contrats de l'État;
• améliorer les pratiques et les processus contractuels.

Améliorer l'accès des entreprises aux contrats publics
Axe 1 : Simplifier l'accès des entreprises aux contrats de l'État (actions 1 à 13)

Actuellement, les entreprises éprouvent certaines difficultés à soumissionner sur les appels d'offres publics, notamment parce qu'elles considèrent que les exigences des appels d'offres sont parfois démesurées par rapport aux besoins et que le processus est complexe.

Un groupe de travail sur la détermination des exigences sera mis sur pied, avec la participation de représentants d'organismes publics et de PME. Son mandat portera sur l'analyse des critères utilisés dans les documents d'appel d'offres afin d'éviter qu'ils soient excessifs et freinent la concurrence (action 1).

De plus, des actions sont également proposées pour simplifier l'accès des entreprises aux contrats publics. Parmi celles-ci, mentionnons entre autres l'obligation pour les organismes publics d'utiliser les modèles de documents d'appel d'offres standardisés (action 2), la mise en place d'un gabarit de soumission uniforme d'appel d'offres (action 3), l'invitation d'au moins une PME lors d'un appel d'offres sur invitation (action 7), de même que la possibilité pour les entreprises de soumissionner dorénavant de façon électronique (action 13).

Par ailleurs, une autre mesure consiste à faire en sorte que l'État considère davantage les contrats à forfait (prix fixes au lieu de taux horaires) et fasse de plus petits contrats pour obtenir davantage de soumissionnaires, et ce, à meilleurs prix (action 6). L'axe 1 comprend aussi d'autres mesures valorisant l'accès aux contrats de l'État.

Axe 2 : Informer davantage les entreprises (actions 14 à 17)

Les entreprises, particulièrement les PME et les entreprises en démarrage, ne disposent pas toujours d'une fine connaissance des façons de faire des organismes publics en matière d'acquisitions. De plus, elles ne sont pas suffisamment informées des forces et faiblesses de leur soumission, lorsqu'elles sont rejetées, ce qui les empêche de s'améliorer en vue des prochains appels d'offres.

Des mesures seront mises en place afin que les entreprises soient mieux informées des projets à venir des organismes publics (action 15) et qu'elles reçoivent une meilleure rétroaction de la part de l'État sur la qualité de leur soumission et les raisons de leur disqualification (action 16). Des actions seront également déployées afin que les entreprises disposent d'une meilleure connaissance du fonctionnement des marchés publics (action 17).

De plus, en amont du processus d'appel d'offres, le Passeport Entreprises prévoit également la mise en place d'espaces d'interaction encadrés entre les entreprises et le gouvernement afin de permettre une meilleure adéquation entre les besoins des organismes publics et les solutions innovantes proposées par les entreprises (action 14).

Améliorer davantage les pratiques et les processus contractuels
Axe 3 : Améliorer les pratiques et les processus contractuels (actions 18 à 22)

Une première action vise à élaborer un modèle de référence pour les processus d'acquisition, qui sera réalisé par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) afin d'accompagner les organismes publics à toutes les étapes menant à la réalisation d'un contrat (action 18). Ce document deviendra la référence en matière de bonnes pratiques qui devra guider l'action de tous les ministères et organismes.

D'autres actions visant à utiliser les meilleures pratiques seront aussi mises en place afin de favoriser la participation des entreprises aux appels d'offres publics, dont certaines recommandées notamment par le Commissaire à la lutte contre la corruption (actions 19 à 22).

Axe 4 : Permettre aux entreprises d'exercer des recours (actions 23-24)

Certaines entreprises peuvent être exclues d'un appel d'offres en raison d'exigences excessives. Le gouvernement s'est parfois fait reprocher que certaines entreprises pourraient avoir été exclues d'un appel d'offres en raison d'exigences excessives. Même quand les règles du jeu sont claires dès le début de l'appel d'offres, cela ne peut être acceptable. À tort ou à raison, cela peut souvent laisser croire qu'un appel d'offres peut cibler une entreprise ou un produit particulier alors qu'une solution plus novatrice répondant aux besoins de l'organisme aurait pu être proposée par une autre entreprise.

Le gouvernement souhaite déposer un projet de loi en vue de créer une fonction de Commissaire aux contrats publics (action 23). L'objectif du gouvernement est d'avoir une instance dédiée à la saine gestion des contrats publics. Ainsi, il est de l'intention du gouvernement de transférer au Commissaire les fonctions de l'Autorité des marchés financiers liées à l'autorisation de contracter avec l'État. « Cette instance deviendrait le chien de garde des contrats publics », a souligné le ministre Martin Coiteux.

Le Commissaire aura le pouvoir d'exiger des modifications au document d'appel d'offres ou de l'annuler s'il est d'avis que le document restreint indûment la concurrence soit parce qu'il est trop restrictif ou qu'il cible un produit ou une entreprise en particulier alors que d'autres entreprises pourraient répondre au même besoin. À cet égard, il y aura une période de transition vers cette nouvelle fonction qui permettra au gouvernement d'intégrer, s'il y a lieu, des éléments liés aux futures recommandations du rapport de la Commission Charbonneau prévu cet automne. C'est d'ailleurs aussi vrai pour les actions du Passeport.

L'entreprise devra s'être préalablement adressée à l'organisme public responsable de l'appel d'offres, car les organismes publics seront tenus de mettre en place, en premier recours, un processus systématique et transparent de traitement des plaintes pour manquement à la concurrence dans le cadre d'un appel d'offres (action 24).

Réflexion sur les délais de paiement
Enfin, une problématique a été soulevée par des associations représentatives du milieu de la construction quant aux conséquences des délais de paiement sur la capacité de certaines entreprises à soumissionner sur les contrats publics. À cet égard, le gouvernement relancera les activités du Forum d'échanges sur les contrats des organismes publics dans le domaine de la construction, qui ne s'est pas réuni depuis 2013, constitué de représentants des principaux donneurs d'ouvrage publics et des principales associations d'entreprises du domaine de la construction. Cela permettra de dresser un état de la situation et de proposer des ajustements. Le gouvernement souhaitera examiner, par ailleurs, si une telle problématique est également présente dans d'autres secteurs d'activité.

Mise en œuvre et suivi des actions
Afin de s'assurer que les actions à réaliser permettront d'atteindre les objectifs, des outils de gestion seront élaborés pour évaluer les résultats. À titre d'exemple, divers indicateurs de mesure seront créés pour apprécier l'efficacité des actions proposées : le nombre de soumissionnaires par appel d'offres public, le pourcentage de contrats conclus avec des PME et le nombre d'entreprises différentes qui soumissionnent afin d'obtenir des contrats. Ces renseignements seront rendus publics.

Le gouvernement mettra graduellement en oeuvre les actions annoncées d'ici la fin de l'année 2016. « Le lien de confiance entre l'État et les fournisseurs est fondamental dans l'attribution des contrats de l'État. Malgré tous les efforts faits depuis 2009, il y a toujours place à l'amélioration des processus surtout quand ils contribuent à relever les hauts standards d'éthique et d'intégrité. L'approche du Passeport Entreprises contribuera à redorer la crédibilité des processus en plus de s'assurer que l'État en ait pour son argent », a conclu le président du Conseil du trésor.

Annexe : Processus de gestion contractuelle

 

SOURCE Cabinet du ministre responsable de l'Administration gouvernementale et de la Révision permanente des programmes et président du Conseil du trésor

Sources : Mme Marie-Ève Pelletier, Attachée de presse, Cabinet du ministre responsable de l'Administration gouvernementale et de la Révision permanente des programmes et président du Conseil du trésor, Tél. : [phone]; M. Karl W. Sasseville, Attaché de presse, Cabinet du ministre délégué aux Petites et Moyennes Entreprises, à l'Allègement réglementaire et au Développement économique régional, Tél. : [phone]; Information : M. Jean Auclair, Relations avec les médias, Direction des communications, Secrétariat du Conseil du trésor, Tél. : [phone], poste 4064