L'Autorité des marchés publics émet des recommandations au CIUSSS de l'Estrie - CHUS

QUÉBEC, le 31 mai 2024 /CNW/ - L'Autorité des marchés publics (AMP) émet trois recommandations au Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de l'Estrie - Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke (CIUSSS de l'Estrie - CHUS) concernant différents manquements qui se sont produits lors de l'octroi et de l'exécution de cinq contrats de gré à gré pour des besoins de main-d'œuvre indépendante, plus précisément des services d'infirmiers et de préposés aux bénéficiaires.

Manquements constatés par l'AMP

L'examen mené par l'AMP a permis de constater que le CIUSSS de l'Estrie - CHUS ne pouvait octroyer ces cinq contrats aux deux entreprises qu'il avait sélectionnées, puisqu'il faisait partie d'un regroupement d'organismes publics pour lequel le Centre d'acquisitions gouvernementales (CAG) avait déjà fait des appels d'offres pour de la main-d'œuvre indépendante en santé, incluant ces mêmes titres d'emploi. Selon la Directive concernant la gestion des contrats d'approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics, le CIUSSS de l'Estrie - CHUS aurait dû requérir les services des agences retenues par le CAG, ce qui excluait les deux entreprises sélectionnées par le CIUSSS de l'Estrie - CHUS, et ne pas procéder hors regroupement pour combler ses besoins. Qui plus est, une directive du ministère de la Santé et des Services sociaux à l'attention des présidents-directeurs généraux des établissements de santé, transmise avant la conclusion des contrats, précisait que ces derniers ne pouvaient solliciter du personnel d'agence qu'auprès de celles retenues au terme des processus d'appel d'offres effectués par le CAG.

Parmi les autres manquements soulevés par l'AMP, mentionnons que :

• Le CIUSSS de l'Estrie - CHUS n'a pas effectué une évaluation adéquate et rigoureuse de ses besoins avant d'octroyer trois des cinq contrats, en janvier 2023, identifiés au Système électronique d'appel d'offres du gouvernement du Québec (SEAO) sous les numéros de référence 1681460, 1682732 et 1688576.
• Les augmentations substantielles des dépenses des trois contrats octroyés en janvier 2023, variant de 256 à 922 %, et les modifications de ces contrats qui ne résultaient pas de situations imprévisibles permettent à l'AMP de conclure que ces modifications ne sont pas accessoires
• Aucune autorisation n'a été délivrée en lien avec les suppléments aux contrats, ce qui constitue un manquement aux lignes internes de conduite du CIUSSS de l'Estrie - CHUS.

Enfin, pour les deux derniers contrats, octroyés en juin 2023 et identifiés au SEAO sous les numéros de référence 1729157 et 1729158, le CIUSSS de l'Estrie - CHUS savait depuis janvier 2023 qu'il était aux prises avec une pénurie de personnel. Or, en plus de ne pas pouvoir procéder à des processus d'octroi puisqu'il faisait partie d'un regroupement d'organismes publics pour lequel des prestataires avaient déjà été retenus par le CAG, le CIUSSS de l'Estrie - CHUS ne pouvait évoquer une situation d'urgence pour accorder ces deux contrats de gré à gré.

Recommandations de l'AMP

L'AMP recommande au dirigeant du CIUSSS de l'Estrie - CHUS :

• De procéder à une mise à jour de l'ensemble de ses procédures et processus en gestion contractuelle, en mettant notamment l'accent sur la mise en place de mesures qui permettront d'assurer l'application effective de ces procédures et processus.
• De procéder à l'optimisation des outils et des systèmes d'information permettant d'assurer le suivi adéquat de l'exécution des contrats, particulièrement le suivi des dépenses supplémentaires, afin notamment de respecter le cadre normatif encadrant l'exécution des contrats.
• De procéder à la nomination d'une personne responsable de l'audit interne, chargée de l'instauration d'un cadre de gestion en audit interne pour les processus de gestion contractuelle ainsi que de la production d'un rapport annuel à l'attention du Conseil d'administration de l'établissement.

La décision intégrale peut être consultée sur le site amp.quebec.

À propos de l'Autorité des marchés publics

L'AMP est une instance neutre et indépendante qui a pour mission de surveiller les marchés publics. Elle veille à ce que les organismes publics respectent les règles encadrant l'octroi et l'exécution des contrats publics et s'assure que les entreprises qui obtiennent ces contrats satisfont aux exigences élevées d'intégrité auxquelles le public est en droit de s'attendre. Objectif : la saine gestion des fonds publics.

SOURCE Autorité des marchés publics

Source : Stéphane Hawey, Direction des affaires publiques et des communications, Autorité des marchés publics, 418 803-1065