La Commission d'accès à l'information demande aux organismes publics et au gouvernement d'agir pour que les demandes d'accès soient traitées dans les délais légaux

QUÉBEC, le 26 oct. 2022 /CNW Telbec/ - Sur un échantillon de 33 organismes publics interrogés, la moitié ont déclaré que le délai moyen de traitement des demandes d'accès qu'ils ont reçues avant la pandémie dépassait déjà le délai légal de 20 jours. Pour 16 % d'entre eux, ce délai dépassait les 30 jours. C'est ce que révèle une étude réalisée par la Commission d'accès à l'information du Québec (la Commission) sur le respect des délais de traitement des demandes d'accès à l'information.

« La Commission a reçu un nombre historique de demandes de révision pour motif d'absence de réponse dans les délais légaux. Depuis deux ans, celles-ci représentent près du tiers des recours de ce type qu'elle traite. Le portrait de la situation est très préoccupant », explique M^e Diane Poitras, présidente de la Commission. 

Non-respect des délais légaux

Ce portrait, qui dresse 25 constats, vise à documenter le délai de traitement des demandes d'accès aux documents administratifs et aux renseignements personnels, ainsi que de rectification de ces derniers. L'analyse révèle un problème important de non-respect des délais légaux de réponse. Pour au moins une demande sur trois, la majorité des organismes considèrent qu'ils ne peuvent pas la traiter dans le délai légal de 20 jours sans nuire au déroulement normal de leurs activités. Or, en matière d'accès aux documents, l'adage selon lequel tout retard équivaut souvent, dans les faits, à un refus d'accès exprime clairement l'importance de répondre rapidement aux demandes.  

Bonnes pratiques pour réduire les délais

La Commission a sélectionné huit organismes publics de son échantillon, environ le quart, ayant une bonne performance en matière de respect des délais. Elle leur a demandé de cibler les pratiques qui leur semblent faciliter le traitement des demandes d'accès à l'information. Elle constate que les organismes qui maintiennent les délais courts attribuent leur succès à la mise en place d'une gestion numérique des documents, à des processus structurés, à de bonnes pratiques de communication, à une expertise pointue et à jour et à une équipe de travail solide.

Plus généralement, la formation adéquate du personnel, des outils efficaces, une communication rapide et transparente entre les demandeurs et un responsable ayant une position stratégique au sein de l'organisme sont susceptibles de favoriser un traitement diligent des demandes.

Impact de la pandémie

De nombreux défis en lien avec la pandémie ont été rapportés par les organismes :

• Augmentation du volume des demandes;
• Complexité ou portée accrues des demandes.
• Redéploiement des effectifs et passage au télétravail.

Pendant la première année de pandémie, les délais de traitement ont augmenté chez environ la moitié des organismes publics, avec un accroissement particulièrement marqué au sein d'un petit nombre d'organismes, dont certains traitent un grand volume de demandes.

Le passage rapide au télétravail a eu des conséquences majeures notamment en raison de l'accessibilité aux documents papier et du temps nécessaire au déploiement des réseaux virtuels.

Durant la pandémie, 33 % des organismes interrogés (soit deux fois plus qu'avant la pandémie) ont déclaré un délai de traitement moyen de plus de 30 jours.

Une reddition de comptes insuffisante

L'administration publique devrait pouvoir compter sur des données qui permettent d'améliorer les processus. L'étude a permis de constater des divergences dans la façon de compiler les données en matière d'accès à l'information, ce qui empêche d'obtenir un portrait complet, de bien cibler les interventions et d'évaluer le respect de la loi en continu. Dans d'autres provinces ou d'autres pays, des données complètes sont transmises sur une base régulière à une autorité centrale qui les publie intégralement.

Quelques recommandations

Cette étude permet de proposer quelques pistes d'amélioration adressées sous forme de recommandations tant aux organismes publics qu'au gouvernement.

• La Commission recommande aux organismes de consacrer des ressources suffisantes au traitement des demandes d'accès et d'augmenter la diffusion proactive d'informations, en particulier celles qui sont régulièrement demandées;
• La Commission recommande aux organismes d'établir des politiques et des procédures, qui clarifient entre autres les rôles et les responsabilités de chaque intervenant et permettent un traitement plus efficace des demandes;
• La Commission recommande aux organismes de poursuivre la transformation numérique en bonifiant les outils informatiques de suivi des demandes et de repérage des documents et en numérisant davantage de documents;
• La Commission recommande au gouvernement d'élargir l'application du Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels aux organismes publics actuellement exemptés, notamment pour favoriser la diffusion proactive;
• La Commission recommande au gouvernement de prévoir des conséquences pour les organismes ne respectant pas le délai de réponse. Elle propose notamment de modifier la loi afin de les empêcher de refuser l'accès sur la base d'une restriction facultative après le délai légal, à moins d'une exception devant être justifiée auprès de la Commission;
• La Commission recommande au gouvernement d'améliorer la reddition de comptes en matière d'accès à l'information de manière à la rendre plus complète, plus uniforme, plus précise, plus transparente et centralisée.

Pour lire le rapport complet : Avoir accès en temps utile : Portrait des délais de traitement des demandes d'accès au Québec

SOURCE Commission d'accès à l'information

Relations médias : Pour toute demande d'entrevue avec Me Diane Poitras, présidente de la Commission, veuillez contacter : Emmanuelle Giraud - Conseillère en communication, Commission d'accès à l'information du Québec, Téléphone : 1-367-995-5497, [email protected]