La Commission d'accès à l'information se prononce sur les données généalogiques diffusées par le ministère de la Santé et des Services sociaux

QUÉBEC, le 19 févr. 2018 /CNW Telbec/ - La Commission d'accès à l'information rend publique aujourd'hui une décision à la suite d'une enquête qui révèle que le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) a contrevenu à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, en autorisant la communication et la diffusion de renseignements personnels. Ces renseignements sont notamment diffusés par le Centre d'archives de Québec de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BANQ) et trois sociétés de généalogie québécoises.

Cette décision concerne les renseignements personnels de toute personne décédée ou qui s'est mariée au Québec entre 1926 et 1996.

En effet, le MSSS a autorisé en août 1986 la transmission et la diffusion publique de trois types de documents concernant ces années :

• Les index des décès qui contiennent essentiellement le nom, le sexe, la date de naissance et l'état civil de la personne décédée, la date et le lieu du décès, le nom du conjoint ou du père et des numéros de formulaire;
  
• Les index des mariages qui contiennent essentiellement le nom et la date de naissance des époux, la date et le lieu de mariage, l'état civil des époux avant le mariage et des numéros de formulaire;
  
• Les formulaires de mariage qui diffèrent selon les années, de même que les renseignements qu'ils contiennent. On peut y retrouver des renseignements plus détaillés que dans l'index des mariages, notamment : identification des conjoints (nom, date et lieu de naissance, âge, état civil, religion, domicile avant le mariage, langue maternelle, nombre d'années de scolarité, occupation, citoyenneté et origine raciale, lieu de naissance du père, indication que l'époux sait lire et écrire), domicile après le mariage, date et lieu de mariage, nom du célébrant et sa qualité, lieu de l'enregistrement du mariage et date, nom, lieu de naissance et adresse des témoins, signatures.

L'enquête démontre également qu'entre 1987 et 1996, le MSSS a transféré ces documents à BANQ sans indiquer de restriction applicable à leur accessibilité. En effet, il appartient à l'organisme qui procède au transfert de documents à BANQ de lui indiquer les restrictions d'accès applicables, le cas échéant. En l'absence de telles indications, BANQ a rendu accessibles ces documents à tous depuis plusieurs années.

Les index de mariage et de décès ainsi que les formulaires de mariage sont aussi diffusés par trois sociétés de généalogie : la Société de généalogie canadienne-française, la Société de généalogie de Québec et l'Institut généalogique Drouin (ci-après appelées « les sociétés de généalogie ») depuis plusieurs années, avec l'autorisation du MSSS. Ils sont accessibles pour consultation sur place ou obtention de copies. D'autres organismes diffuseraient aussi ces données.

Les sociétés de généalogie diffusent ces documents et les informations qu'ils contiennent essentiellement à leurs membres, par le biais d'une banque de données qu'ils ont constituée. Cette base de données indexe plusieurs des renseignements qu'elle contient, ce qui permet de faire une recherche par nom ou par d'autres renseignements.

La Commission conclut que plusieurs de ces renseignements avaient un caractère public et pouvaient être communiqués et diffusés, notamment les renseignements contenus aux index de décès et de mariage.

Toutefois, les renseignements suivants, contenus dans les formulaires de mariage, n'ont jamais eu un caractère public et sont des renseignements personnels confidentiels qui ne pouvaient être communiqués sans le consentement des personnes concernées ou l'autorisation de la loi :

• La religion des époux;
• Leur langue maternelle;
• Leur nombre d'années de scolarité;
• L'indication qu'ils savent lire ou écrire;
• Leur employeur;
• Leur citoyenneté;
• Leur origine ethnique;
• L'adresse des témoins du mariage.

Puisque certains renseignements contenus dans les formulaires de mariage n'ont jamais eu un caractère public, il s'ensuit que la loi n'autorisait pas les sociétés de généalogie ni BANQ à diffuser ces renseignements personnels, bien que ce soit en toute bonne foi et avec l'autorisation du MSSS qu'elles ont agi.

Le MSSS a cessé d'autoriser toute diffusion des index et des formulaires de mariage en 2002, considérant que les modifications apportées au Code civil du Québec  ne confèrent plus un caractère public à certains des renseignements qu'ils contiennent.

Ordonnances et recommandations :

Au terme de l'enquête, la Commission ordonne plusieurs mesures correctives. Ces mesures permettront aux personnes concernées d'être informées que des renseignements confidentiels à leur sujet ont été communiqués et sont diffusés sans l'autorisation de la loi. Elles leur permettront également de demander le retrait de ces renseignements. Cette dernière mesure a été proposée par les sociétés de généalogie.

Ainsi, la Commission ordonne  au MSSS d'aviser les personnes concernées, par avis public diffusé sur son site Internet, dans un journal de circulation générale au Québec et par tout autre moyen qu'il jugera opportun, des éléments suivants :

• Que des renseignements personnels concernant toute personne s'étant mariée au Québec dans les années 1926 à 1996 sont présentement diffusés, communiqués et rendus accessibles sans autorisation de la loi par BANQ et les sociétés de généalogie, à la suite d'une autorisation du MSSS. Ces renseignements sont : la religion des époux, leur langue maternelle, leur nombre d'années de scolarité et l'indication qu'ils savent lire ou écrire, leur employeur, leur citoyenneté, leur origine raciale et l'adresse des témoins du mariage;
  
• Que cet avis est ordonné à la suite d'une décision de la Commission;
  
• Que toute personne concernée par ces renseignements personnels peut les faire retirer des fichiers diffusés par les sociétés de généalogie et par BANQ en s'adressant à ces derniers.

La Commission ordonne à BANQ, à la Société de généalogie canadienne-française, à la Société de généalogie de Québec et à l'Institut généalogique Drouin¹ :

• d'inclure, dans un délai maximal de 90 jours de la réception de la présente décision, dans leurs banques de données contenant des renseignements personnels provenant des formulaires de mariage (1926 à 1996), un avis informant les utilisateurs que certains renseignements sont confidentiels et que leur utilisation et leur diffusion sont interdites sans le consentement des personnes concernées ou l'autorisation de la loi.
  
  Cette mention doit inclure la liste des renseignements visés (la religion des époux, leur langue maternelle, leur nombre d'années de scolarité et l'indication qu'ils savent lire ou écrire, leur employeur, leur citoyenneté, leur origine raciale et l'adresse des témoins du mariage), le contexte ayant mené à cet avis et un lien vers la décision rendue par la Commission ou le résumé de celle-ci qui se trouve en annexe;
  
• de retirer, sur demande de la personne concernée, les renseignements personnels énumérés au paragraphe précédent, contenus aux formulaires de mariage et dans les banques de données constituées à partir des formulaires de mariage qu'ils détiennent, sous réserve que ces renseignements aient acquis un caractère accessible en vertu de la Loi sur les archives (art. 19) ¹;

De plus, la Commission recommande à BANQ et aux sociétés de généalogie d'inclure la profession des époux dans les renseignements personnels qui peuvent faire l'objet d'une demande de retrait par la personne concernée;

Finalement, la Commission ordonne au MSSS, à BANQ, à la Société de généalogie canadienne-française, à la Société de généalogie de Québec et à l'Institut généalogique Drouin d'informer la Commission, dans un délai maximal de 120 jours, de la mise en œuvre des présentes recommandations et ordonnances.

Le texte complet de la décision et un résumé sont disponibles sur le site Internet de la Commission d'accès à l'information : http://www.cai.gouv.qc.ca/documents/CAI_DSV_111494.pdf

^{_____________________________________
1} RLRQ, c. A-21.1. Cet article prévoit que des renseignements personnels sont communicables au plus tard 100 ans après leur date ou 30 ans après la date du décès de la personne concernée.

SOURCE Commission d'accès à l'information

Isabelle Gosselin, Conseillère en communication, Commission d'accès à l'information, Tél. bur. : 418 646-0778, Tél. cell. : 418-717-0948

Liens connexes

www.cai.gouv.qc.ca