Laissez de côté votre téléphone intelligent

Sondage : Durant les réunions, il arrive souvent aux personnes présentes de consulter leurs courriels, mais les gestionnaires n'apprécient guère

TORONTO, le 11 déc. 2014 /CNW/ - Soyons honnêtes : il nous arrive tous de consulter nos courriels durant les réunions. Or, les gestionnaires n'approuvent pas cette habitude pour autant. Alors que près des deux tiers (61 %) des gestionnaires récemment interrogés par Robert Half Management Resources ont affirmé que, durant les réunions d'affaires, il arrive au moins assez souvent que les professionnels utilisent leurs appareils mobiles pour consulter leurs courriels et y répondre, seuls quatre pour cent des répondants estiment que cette habitude est parfaitement acceptable.

Le sondage a été mis au point par Robert Half Management Resources, chef de file mondial en dotation de cadres supérieurs spécialisés en finance, comptabilité et systèmes de gestion pour des affectations intérimaires ou relatives à des projets. Il a été mené par un cabinet de recherche indépendant et repose sur plus de 300 entrevues avec des gestionnaires provenant d'un échantillon aléatoire de sociétés canadiennes.

On a demandé aux gestionnaires : « Selon votre expérience, à quelle fréquence les professionnels avec qui vous travaillez consultent-ils leurs appareils mobiles pour lire leurs courriels et y répondre pendant les réunions d'affaires? ». Voici leurs réponses :

Très souvent	18 %
Assez souvent	43 %
Plutôt rarement	23 %
Très rarement	15 %
Ne savent pas	2 %
	101 %*

On leur a ensuite demandé : « Parmi les choix suivants, lequel décrit le mieux votre opinion par rapport à la lecture et à l'envoi de courriels pendant les réunions d'affaires? Voici leurs réponses :

Ce n'est jamais acceptable. On devrait fermer ces appareils pendant les réunions ou s'abstenir carrément de les apporter	42 %
Il est acceptable de lire et d'envoyer des messages durant une réunion, mais seulement s'ils sont urgents	28 %
Il est acceptable pour les participants de consulter leurs messages, à condition qu'ils se retirent de la réunion pour y répondre	25 %
Il est tout à fait acceptable de lire des messages et d'y répondre durant une réunion, surtout si l'on n'est pas concerné par les propos tenus	4 %
	99 %*
*Les chiffres étant arrondis, leur somme n'est pas égale à 100 %.

« Consulter ses courriels pendant une réunion peut sembler anodin, mais ce geste pourrait vous discréditer auprès de vos collègues et supérieurs », a prévenu David King, président canadien de Robert Half Management Resources. « Alors que vous tapez allègrement sur votre appareil, le message non verbal que vous envoyez peut être qu'il y a quelque chose de plus important que les gens assis autour de vous, ce qui peut être perçu comme un manque de respect à l'égard de vos collègues. »

« Les réunions sont une excellente façon d'encourager la collaboration et de générer des idées, mais si vous éparpillez votre attention, vous pourriez rater l'occasion de donner votre avis et d'enrichir la conversation », a souligné M. King.

Ces cinq conseils de Robert Half Management Resources permettront aux personnes assistant à une réunion de se concentrer sur la discussion plutôt que sur leurs appareils :

1.	Établissez des attentes. Dressez une liste claire des règles de base régissant l'utilisation d'appareils mobiles pendant les réunions. Ainsi, les employés sauront si ces appareils peuvent être utilisés et quand, le cas échéant, et quand il faut les fermer ou activer le mode discrétion.
2.	Donnez l'exemple. En tant que gestionnaire, vous donnez le ton qui amènera les employés à participer - ou pas - aux réunions. Veillez à ce que tout le monde respecte les règles de base.
3.	Utilisez vos outils. Utilisez les réponses automatiques pour indiquer que vous êtes en réunion et que vous ne pouvez pas répondre dans l'immédiat.
4.	Maintenez l'intérêt des participants. Pendant les réunions, les gens se laissent distraire par d'autres activités parce qu'ils s'ennuient ou trouvent le temps long. Demandez-vous si une réunion est absolument nécessaire ou si l'objectif pourrait être atteint de manière plus efficiente par un autre moyen.
5.	Vérifiez les charges de travail des membres du personnel. Parfois, les employés consultent leur courriel pendant les réunions parce que c'est le seul moment où ils en ont la possibilité. Si vous notez que la charge de travail d'un employé est anormalement lourde, redistribuez certaines tâches et demandez du soutien additionnel au besoin.

Robert Half Management Resources
Robert Half Management Resources est un chef de file en dotation de cadres supérieurs spécialisés dans la finance, la comptabilité et les systèmes de gestion pour des affectations intérimaires ou relatives à des projets. La société compte 150 bureaux dans le monde et offre des ressources et outils de recherche d'emploi à roberthalfmr.ca.

SOURCE : Robert Half Management Resources

Robert Half Management Resources, 181, rue Bay, bureau 820, Toronto (Ontario) M5J 2T3, Personne-ressource : Naz Araghian, 416.865.2140, [email protected]