Trois erreurs coûteuses en traitement de la paie et comment les éviter

Les séminaires de perfectionnement professionnel de l'Association canadienne de la paie aident les spécialistes de la paie à suivre l'évolution des lois et des procédures

TORONTO, le 8 juin 2015 /CNW/ - L'exactitude de la paie et la conformité sont les buts visés par tous les spécialistes de la paie, mais l'exactitude est parfois difficile à atteindre sans aide. C'est pourquoi l'Association canadienne de la paie, l'autorité en matière de connaissances en conformité de la paie, a recensé les trois erreurs les plus fréquentes en traitement de la paie et a ajouté des conseils qui favorisent la conformité de la paie à la Loi de l'impôt sur le revenu au palier fédéral et à la Loi sur les impôts du Québec.

Les trois erreurs les plus fréquentes en traitement de la paie sont l'erreur de calcul du revenu d'emploi imposable parce que divers montants ont été omis, tels les primes, les subventions au logement et les frais de subsistance, l'omission de déclarer la valeur des avantages imposables durant la période à laquelle ils se rapportent et le retard de versement de retenues à la source.

Revenu d'emploi imposable mal calculé

Plusieurs employeurs omettent d'ajouter les frais de subsistance au revenu d'emploi imposable déclaré. Pourtant, à moins que l'employé bénéficiaire ne soit visé par une exemption spécifique, ces sommes sont considérées comme un revenu imposable.

De plus, lorsqu'un logement gratuit ou subventionné est fourni, l'avantage imposable correspond à la juste valeur marchande (JVM) du logement moins le montant du loyer demandé à l'employé.

Tout montant autre que le salaire de base justifie qu'on s'y attarde. À titre d'exemple, les primes, les commissions, les pourboires, la paie de vacances, certains honoraires et l'allocation fixe d'automobile doivent être ajoutés au revenu d'emploi imposable de l'employé.

Avantages imposables déclarés à la fin d'année

Il faut faire attention lorsque des avantages imposables sont accordés, par exemple, une protection d'assurance-vie payée par l'employeur. Le barème utilisé pour les retenues à la source doit être adapté au revenu incluant les avantages imposables. D'ailleurs, il faut s'assurer de bien calculer la valeur réelle de ces avantages imposables, sans oublier les taxes.

Autrement, l'employé aura un solde d'impôt à payer lorsqu'il produira sa déclaration de revenus et l'employeur non conforme pourrait se voir imposer des pénalités et des vérifications de Revenu Québec (RQ) et de l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Versement des retenues à la source effectué en retard

La date d'exigibilité des versements dépend de la catégorie d'auteurs de versements à laquelle vous appartenez d'après la moyenne mensuelle de vos versements d'il y a deux années civiles.

Les spécialistes de la paie ont pour norme de bonne pratique de créer un calendrier en préparation de l'année suivante afin de planifier les jours fériés et les années bissextiles pour s'assurer de payer les employés à temps et de respecter les dates de versement.

RQ et l'ARC imposent des pénalités pouvant aller de 3 % à 15 % aux organisations qui omettent de procéder aux versements de retenues à la source dans les délais prescrits.

Pour aider les spécialistes de la paie à tenir à jour leurs connaissances en conformité législative et administrative, l'Association canadienne de la paie offre des séminaires de perfectionnement professionnel à travers le Canada tout au long de l'année. Parmi la bonne vingtaine de séminaires offerts, citons Notions fondamentales de la paie 1, Notions fondamentales de la paie 2, Administration de la paie au Canada (en anglais), Administration de la paie au Québec (en anglais), Normes d'emploi, Normes du travail au Québec et Avantages et allocations imposables. Tous ces séminaires procurent des connaissances et des renseignements essentiels qui aident à éviter les erreurs courantes sur la paie. Ils sont offerts aux membres et non-membres de l'Association.

Pour en savoir plus sur les séminaires de perfectionnement professionnel et les programmes d'accréditation de l'Association de même que sur les avantages de l'adhésion, visitez le site paie.ca/payroll.ca.

À propos de l'Association canadienne de la paie

Au Canada, 1,5 million d'employeurs comptent sur les spécialistes de la paie pour assurer le versement exact et à temps de 865 milliards de dollars de salaires et d'avantages imposables, 290 milliards de dollars de retenues obligatoires fédérales et provinciales et 163 milliards de dollars de prestations de retraite et de maladie tout en se conformant à plus de 190 exigences réglementaires fédérales et provinciales. Depuis 1978, l'Association canadienne de la paie exerce, année après année, une influence sur les procédures et les pratiques d'assurance de la conformité de plus de 500 000 listes de paie organisationnelles. En qualité de source fiable au Canada en matière de connaissances en conformité de la paie, l'Association canadienne de la paie exerce le rôle de chef de file en matière de paie au moyen de la représentation et de la formation.

SOURCE Association canadienne de la paie

Bas de vignette : "Pour aider les spécialistes de la paie à tenir à jour leurs connaissances en conformité législative et administrative et éviter les erreurs coûteuses en traitement de la paie, l’Association canadienne de la paie offre des séminaires de perfectionnement professionnel à travers le Canada tout au long de l’année. (Groupe CNW/Association canadienne de la paie)". Lien URL de l'image : http://photos.newswire.ca/images/download/20150608_C4534_PHOTO_FR_17752.jpg

Coralie Dondas, coordonnatrice bilingue des communications, [email protected] ou 4164873380, poste 139