Vous cherchez à susciter l’engouement autour de votre prochain événement? Un communiqué de presse bien rédigé peut attirer l’attention des médias. Il peut également susciter l’enthousiasme des éventuels participants.

L’envoi d’un communiqué de presse aux médias locaux peut contribuer à accroître l’intérêt, la couverture et la participation. C’est également un excellent moyen de garder le contrôle sur le message qui entoure votre événement. En outre, un communiqué de presse permet de faire connaître votre événement au public. Il peut aussi informer les commanditaires de votre événement d’une étape importante.

Cependant, si vous êtes nouveau dans le monde des relations publiques, la rédaction d’un communiqué de presse convaincant peut sembler insurmontable. Si vous n’apprenez pas à rédiger un communiqué de presse pour un événement, votre texte risque de ne pas être efficace.

C’est pourquoi nous avons mis en évidence quelques instructions clés et bonnes pratiques dans ce blogue.

Qu’est-ce qu’un communiqué de presse sur un événement et pourquoi devrais-je en avoir un?

 

Un communiqué de presse sur un événement est envoyé à la fin de ce dernier. Il détaille les faits marquants et les annonces, c’est-à-dire les lancements de produits, les changements organisationnels, les fusions et acquisitions ainsi que d’autres développements.

Il contient également d’autres informations importantes, notamment les déclarations des principaux orateurs, des données pertinentes, le nom des participants éminents et des détails sur la date ou l’heure du communiqué. De plus, ce document comprend souvent une fiche d’information ou une biographie du porte-parole. Cette fiche a pour but d’aider les médias à rédiger leur article.

Les représentants des relations publiques remettent généralement des copies papier du communiqué de presse aux journalistes pour les aider à se préparer aux entrevues. En outre, l’équipe ou l’agent chargé des relations publiques peut l’envoyer en ligne à la liste des médias qui ont déjà été informés de l’événement. Ainsi, les personnes qui n’ont pas pu assister à l’événement peuvent toujours accéder aux documents nécessaires à la rédaction d’un article.

Voici des exemples de communiqués de presse pour des événements :

●      Un communiqué de presse est envoyé pour informer les médias et le grand public des réalisations des lauréats après une cérémonie de remise de prix.

●      Un communiqué de presse portant sur un événement de lancement annonce l’instauration d’une entreprise, d’un service ou d’un produit.

●      Un communiqué de presse annuel est envoyé pour informer le public du retour d’un événement annuel populaire dans la collectivité.

●      Un communiqué de presse ponctuel peut mettre l’accent sur les aspects uniques d’un événement puisque celui-ci n’aura lieu qu’une seule fois.

●      Un communiqué de presse peut annoncer une collecte de fonds pour une organisation caritative précise.

Il existe de nombreux exemples de communiqués de presse d’événements réels en ligne. Consultez les réseaux de distribution tels que Canada Newswire pour voir comment les autres acteurs de votre secteur d’activité procèdent.

Guide détaillé pour rédiger un communiqué de presse efficace sur un événement

Lorsque vous préparez un communiqué de presse pour un événement, suivez les cinq étapes détaillées ci-dessous :

1.    Sachez qui vous essayez d’atteindre

Déterminez votre public cible et vos lecteurs avant de créer votre communiqué de presse pour un événement. Votre contenu sera plus efficace si vous prenez le temps d’identifier les groupes démographiques cibles. Il s’agit des personnes les plus intéressées par la lecture de votre communiqué ou par la participation à votre événement. Cela devrait permettre d’augmenter la participation à votre événement et d’encourager les médias à commencer à en parler.

2.     Déterminez le format de votre communiqué de presse

Utilisez un format de communiqué de presse éprouvé pour les événements afin d’assurer le succès de votre annonce. Vous pouvez utiliser des exemples de communiqués de presse d’événements qui se trouvent en ligne.

Un format adéquat est important. En effet, il arrive que des journalistes ne tiennent pas compte d’un communiqué en raison d’un format inadéquat. Pour bien faire, vous devriez placer le nom ou le logo de votre entreprise au milieu de la page, puis vos coordonnées et un titre en dessous.

Pour être sûr de ne rien oublier, notamment le titre, la date, le paragraphe d’introduction, le corps du texte ou les citations pertinentes, vous pouvez commencer votre communiqué de presse en le divisant en plusieurs parties. Par ailleurs, vérifiez que vous respectez les normes de la Presse canadienne en ce qui concerne l’abréviation des lieux et les majuscules dans les titres.

3.     Rédigez votre communiqué de presse

Commencez le communiqué de presse de votre événement par un titre accrocheur. Le paragraphe qui suit le titre est celui où vous informez le lectorat de l’essentiel : qui a participé, ce qui s’est passé, quand cela s’est produit et pourquoi.

Fournissez des statistiques et des faits pertinents pour persuader les gens d’en parler dans les journaux. En outre, vous devriez ajouter des citations de personnes qui ont pris la parole lors de l’événement.

4.     Ajoutez des éléments visuels

Bien que la plupart des journalistes préfèrent prendre leurs propres photos, certains d’entre eux peuvent souhaiter utiliser des photographies professionnelles. Lorsque les professionnels fournissent des images à des journalistes, la plupart d’entre eux indiquent le nom du photographe, le nom et le titre des personnes figurant sur les photos et, le cas échéant, des descriptions.

5.     Ajoutez un paragraphe passe-partout et vos coordonnées

Le paragraphe passe-partout contient les informations typiques de votre entreprise qui figurent dans tous les documents de communication diffusés, comme la date de création de l’entreprise, son histoire ou sa mission. Cette partie du communiqué de presse doit figurer dans la conclusion, juste avant les coordonnées des personnes-ressources pour les médias.

6.     Envoyez le communiqué de presse de votre événement

Maintenant que vous avez préparé un communiqué de presse attrayant pour promouvoir votre événement, distribuez-le aux médias afin d’accroître la visibilité auprès de votre public cible. Un communiqué de presse portant sur un événement peut être diffusé par plusieurs canaux, notamment par courrier électronique, par des services de distribution et par les médias sociaux.

5 bonnes pratiques pour maximiser l’impact des communiqués de presse

Lorsque vous distribuez un communiqué de presse, suivez les conseils suivants pour obtenir une exposition maximale.

1.     Déterminez les chaînes de réseaux sociaux pertinentes

Déterminez quelles chaînes pourraient être intéressées par la couverture de votre événement, en fonction de leur zone de couverture et de leur lectorat. Consultez les magazines pour déterminer les journalistes et les rédacteurs auxquels vous pouvez vous adresser.

2.     Personnalisez votre approche

Essayez de personnaliser votre présentation pour chaque journaliste que vous contactez et montrez que vous connaissez leur travail. Vérifiez ce qu’ils ont couvert dans le passé et expliquez pourquoi leurs lecteurs devraient s’intéresser à votre événement.

3.     Utilisez un service de diffusion de communiqués de presse

Si vous souhaitez que votre communiqué de presse soit repris par le plus grand nombre possible de médias, vous pouvez faire appel à un service spécialisé de distribution de communiqués de presse et de marketing. Celui-ci peut vous aider à cibler le public d’un lieu particulier ou d’un marché de niche.

4.     Gardez le contact avec les journalistes

Il est essentiel de garder le contact avec les journalistes après l’envoi d’un communiqué de presse concernant un événement afin de déterminer s’ils souhaitent y participer et rédiger un article sur celui-ci. Soyez aimable et soucieux de leur temps en leur fournissant les informations dont ils ont besoin.

5.     Développez des liens avec les journalistes

Apprenez à connaître les journalistes qui couvrent votre secteur et votre créneau. Lorsqu’ils connaissent bien votre entreprise, ils sont plus enclins à vous aider à faire connaître les événements à venir et à augmenter vos chances de bénéficier d’une couverture médiatique. Suivez les journalistes sur les médias sociaux, interagissez avec leurs publications et assistez aux événements et conférences du secteur. 

En conclusion

Un communiqué de presse bien rédigé peut grandement contribuer à la promotion et à la couverture médiatique de votre événement. Envoyez un communiqué de presse attrayant aux médias appropriés, ce qui contribuera à augmenter la fréquentation à vos événements et l’engouement pour ceux-ci.

Cela peut également vous aider à montrer aux médias pourquoi cet événement particulier est intéressant afin d’accroître vos possibilités de couverture médiatique. De cette manière, vous augmentez vos chances d’établir des liens durables avec les journalistes.

Les communiqués de presse restent une méthode efficace de marketing événementiel dans les médias modernes. En alignant le contenu de votre communiqué de presse sur les meilleures pratiques mentionnées dans ce blogue, vous pouvez sensibiliser votre public cible à votre événement.

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