Ingérence dans l'accès à l'information : Partie 2

GATINEAU, QC, le 10 avril 2014 /CNW/ - La commissaire à l'information du Canada, Suzanne Legault, a déposé aujourd'hui un rapport spécial au Parlement qui conclut à la participation inadéquate de certains membres du personnel du ministre dans le cas de cinq demandes d'accès à l'information reçues par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. L'enquête qui constitue le fondement de ce rapport couvrait la période de juillet 2008 à janvier 2010.

« Trois membres du personnel de l'ancien ministre Christian Paradis ont fait preuve d'ingérence dans le cadre du processus d'accès à l'information, et les fonctionnaires du Ministère n'ont pas réussi à prévenir cette situation », explique la commissaire Legault.

Les membres du personnel du ministre ont demandé aux agents d'accès à l'information de retirer des renseignements que ces mêmes agents avaient décidé de divulguer. Ces agents d'accès à l'information avaient le pouvoir, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, de décider quels renseignements peuvent être divulgués. Les membres du personnel du ministre, quant à eux, ne disposaient pas de ce pouvoir.

La commissaire a également noté que la participation des membres du personnel du ministre a entraîné un retard dans la réponse aux demandeurs. « L'obligation de donner un accès en temps opportun exige que les institutions répondent aux demandeurs aussitôt que la divulgation a été approuvée par un décideur délégué », déclare la commissaire Legault.

Le rapport fait suite à une constatation d'ingérence antérieure pour l'un des trois membres du personnel faisant l'objet de la présente enquête.

Le rapport est accessible sur le site Web du Commissariat à l'information.

Faits saillants

Enquête sur l'ingérence dans le traitement des demandes d'accès à l'information et de consultation et leurs réponses

1. La commissaire à l'information a noté que trois membres du personnel de l'ancien ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), Christian Paradis, avaient participé de façon inappropriée à la réponse à cinq demandes effectuées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

• Les membres du personnel du ministre, ainsi que divers cadres supérieurs de TPSGC, ont examiné les dossiers liés aux demandes d'accès à l'information avant qu'ils ne soient divulgués, conformément à un processus de révision interne.
• Pendant leur révision, les membres du personnel du ministre ont émis une série de directives aux agents d'accès à l'information à l'égard des renseignements qui devraient être transmis aux demandeurs.
• Les membres du personnel du ministre n'avaient aucun pouvoir en vertu de la Loi pour prendre des décisions à cet égard. Seuls les cadres délégués du Ministère ont le pouvoir de prendre ces décisions.
• Les membres du personnel du ministre savaient qu'ils ne disposaient pas de pouvoir délégué en vertu de la Loi.

Le rapport de la commissionnaire détaille les activités reliées à ces demandes d'accès à l'information.

2. Les communications directes entre les membres du personnel du ministre et les agents d'accès à l'information ont contribué à cette ingérence.

• Bien que TPSGC ait mis en place un processus nécessitant que toutes les communications entre les membres du personnel du ministre et les fonctionnaires du Ministère soient canalisées par le cabinet du sous-ministre, les membres du personnel du ministre se sont engagés de plus en plus dans le traitement des demandes d'accès à l'information et ont communiqué souvent directement avec les agents d'accès à l'information.
• Les recommandations du Bureau du Conseil privé sont claires : les membres du personnel ministériel ne doivent donner aucune directive aux fonctionnaires (Pour un gouvernement responsable : Guide du ministre et du ministre d'État, 2008, mis à jour en 2011).
• La situation a été aggravée par la culture qui consiste à maintenir de bonnes relations avec le Cabinet du ministre mise en place par TPSGC, parfois aux dépens de ses responsabilités en vertu de la Loi.

3. L'ingérence a entraîné un retard dans la réponse aux demandeurs.

• En vertu de la Loi, les institutions ont l'obligation de prêter assistance aux demandeurs et de répondre aux demandes en temps opportun.
• Dans quatre cas, les agents d'accès à l'information n'ont pas produit les renseignements alors qu'ils étaient prêts à être divulgués. Ils ont plutôt retardé leur réponse aux demandeurs, de 6 à 30 jours ouvrables, afin d'obtenir l'approbation de divulguer ces documents par les membres du personnel du ministre.

4. L'enquête a été compliquée du fait que le Cabinet du ministre n'était pas assujetti à la Loi sur l'accès à l'information.

• Selon l'état du droit actuel, les cabinets de ministres ne sont pas des « institutions fédérales » aux fins de la Loi.
• En réponse à une des ordonnances de production de la commissaire, TPSGC a affirmé qu'il lui était impossible de fournir les documents du Cabinet du ministre, parce que ceux-ci n'étaient pas sous le contrôle de TPSGC, mais plutôt sous celui du Cabinet du ministre.
• Dans une décision rendue en 2011, la Cour suprême du Canada a établit que les documents situés dans les cabinets de ministres étaient « sous le contrôle » de l'institution s'ils portent sur une affaire ministérielle et qu'un cadre supérieur de l'institution devait raisonnablement être en mesure d'obtenir une copie du document sur demande.
• En réponse une lettre de la commissaire, la ministre a finalement produit les documents trois mois plus tard.

5. La commissaire à l'information n'a pas pu exercer son pouvoir discrétionnaire de soumettre l'affaire à l'organisme d'application de la loi approprié.

• Selon le paragraphe 63(2) de la Loi, la commissaire peut uniquement divulguer la preuve touchant la perpétration d'une infraction à l'organisme d'enquête approprié lorsqu'un administrateur, un dirigeant ou un employé d'une institution fédérale est impliqué.
• Puisque les cabinets de ministres ne sont pas des institutions fédérales aux fins de la Loi, les membres des cabinets de ministres ne peuvent être considérés comme des administrateurs, des dirigeants ou des employés d'une institution fédérale.
• Par conséquent, à l'époque de l'enquête, la commissaire n'a pas été en mesure de divulguer quelconque information au procureur général du Canada sur la participation des trois membres du Cabinet de l'ancien ministre Paradis dans le traitement de demandes.
• La commissaire a recommandé à la ministre actuelle de soumettre l'affaire directement à l'organisme d'application de la loi approprié pour examen.

6. TPSGC a accepté d'appliquer toutes les recommandations émises par la commissaire dans son rapport, sauf une. En effet, la ministre a refusé de soumettre la question à un organisme d'enquête aux fins d'examen (le rapport contient les réponses de TPSGC et de la ministre aux recommandations de la commissaire).

• Recommandation n^o 1 : Renvoyer, à l'organisme d'enquête pertinent, les cinq dossiers dans lesquels la commissaire a conclu qu'il y a eu de l'ingérence.
• Recommandation n^o 2 : Rédiger et afficher des protocoles clairs pour orienter les communications du personnel ministériel avec les agents de l'AIPRP.
• Recommandation n^o 3 : Donner aux membres du personnel ministériel de la formation sur leur rôle au sein de l'institution, en particulier en ce qui concerne les obligations de cette dernière en vertu de la Loi. Veiller à ce que cette formation soit fournie à tous les nouveaux membres du personnel ministériel.
• Recommandation n^o 4 : Donner une formation uniforme aux membres du personnel de la Direction de l'AIPRP à propos du rôle des membres du personnel ministériel en vertu de la Loi. Veiller à ce que cette formation soit donnée à tous les nouveaux employés de la Direction.
• Recommandation n^o 5 : Établir et communiquer un mécanisme clair permettant aux employés de la Direction de l'AIPRP de porter plainte, sans crainte de représailles, au sujet de l'ingérence de personnes n'ayant pas de pouvoir délégué en vertu de la Loi.
• Recommandation n^o 6 : Modifier la politique concernant les infractions possibles à l'article 67.1 de la Loi pour tenir compte des recommandations formulées dans l'enquête 3209-00718.
• Recommandation n^o 7 : Rédiger et afficher une politique sur l'obligation de prêter assistance aux demandeurs en vertu du paragraphe 4(2.1) de la Loi. Veiller à ce que la politique établisse la distinction entre l'exigence de répondre aux demandes dans les délais prévus par la Loi et l'obligation générale de fournir un accès à l'information en temps opportun. Cette obligation comprend le devoir de fournir une réponse dès que possible. Les documents de formation devraient être révisés en conséquence. 
• Recommandation n^o 8 : Veiller à ce que tous les documents ayant une valeur opérationnelle créés par les membres du personnel ministériel et ayant trait aux questions liées au Ministère soient transférés dans le dépôt ministériel pertinent ou conservés dans un dépôt au sein du Cabinet du ministre. Rappeler aux membres du personnel ministériel que le traitement adéquat de l'information représente une de leurs conditions d'emploi, et mettre en œuvre les mesures sanctionnant le non-respect des pratiques de gestion de l'information.

SOURCE : Commissariat à l'information du Canada

Natalie Hall, Gestionnaire, Communications et Relations médias, Commissariat à l'information, Tél. : [phone], Courriel : [email protected]