La messagerie instantanée présente un risque pour l'accès à l'information - Rapport

OTTAWA, le 28 nov. 2013 /CNW/ - Suzanne Legault, Commissaire à l'information du Canada, a publié un rapport spécial, déposée au Parlement aujourd'hui, qui recommande la mise en place de mesures de contrôle relatives à la messagerie instantanée afin de préserver les documents gouvernementaux et de respecter la loi fédérale sur l'accès à l'information. Les messages instantanés comprennent ce que l'on appelle communément les messages envoyés et reçus au moyen d'un « NIP » de BlackBerry.

« Après avoir enquêté sur l'utilisation d'appareils sans fil et de la messagerie instantanée au sein de 11 institutions fédérales, j'ai conclu qu'il existe un risque réel que des renseignements auxquels devraient pouvoir accéder les Canadiens soient supprimés ou perdus de façon permanente », a déclaré M^me Legault.

On a remis environ 98 000 appareils BlackBerry à des institutions gouvernementales. Les messages instantanés transmis et reçus sur ces appareils sont automatiquement supprimés, habituellement après 30 jours, ce qui les rend généralement non disponibles aux fins d'accès à l'information.

« Même si la technologie est un outil d'innovation puissant, son utilisation ne doit pas constituer une infraction au droit des Canadiens de savoir ce que fait le gouvernement et de le tenir responsable de ses décisions », a affirmé M^me Legault.

Le rapport formule trois recommandations précises, y compris la publication d'une politique à l'échelle gouvernementale qui demande aux institutions de désactiver la messagerie instantanée sur tous les appareils sans fil émis par le gouvernement, à quelques exceptions près. Le Président du Conseil du Trésor n'est pas d'accord avec les recommandations et a refusé de les mettre en œuvre.

Faits saillants
Enquête sur les incidences de la messagerie instantanée sur l'accès à l'information

1. L'utilisation de la messagerie instantanée sur des appareils sans fil émis par le gouvernement pour la conduite des affaires de l'État présente un risque inacceptable pour le droit d'accès à l'information.
• Depuis août 2013, on a remis 98 000 appareils BlackBerry à des institutions gouvernementales. La messagerie instantanée était probablement activée sur la plupart de ces appareils, y compris les communications au moyen d'un numéro d'identification personnel (NIP) de BlackBerry.
• Habituellement, après 30 jours, les messages instantanés sont automatiquement supprimés des appareils sans fil. De façon générale, une fois les messages instantanés supprimés, ils sont irrécupérables.
• Parmi les 11 institutions ayant fait l'objet de l'enquête, seuls le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, ainsi que le ministère de la Défense nationale avaient automatiquement sauvegardé au moins certains messages instantanés sur des serveurs.
• Par conséquent, dans la plupart des institutions, il est peu probable que les messages instantanés soient sauvegardés quelque part après leur suppression automatique, et qu'ils puissent être traités en réponse aux demandes d'accès à l'information.
2. L'accès aux messages instantanés envoyés et reçus par le personnel des cabinets de ministres comporte un risque particulier.
• Tous les cabinets de ministres ayant été sondés lors de l'enquête ont permis l'utilisation de la messagerie instantanée à leur personnel. Toutefois, la formation sur les responsabilités en matière de gestion d'information et d'accès à l'information associées à la messagerie instantanée varie grandement et n'est pas suffisante.
• En vertu des politiques actuelles, les cabinets de ministres sont généralement les derniers que l'on sollicite pour obtenir des documents pour répondre aux demandes d'accès à l'information, et les demandes surviennent probablement après que les messages instantanés ont été supprimés automatiquement.
• La commissaire à l'information a recommandé que l'on demande sur-le-champ les documents aux cabinets des ministres.
3. Les politiques actuelles ne suffisent pas pour promouvoir une pratique, une orientation et une formation cohérentes au sein du gouvernement en ce qui a trait à l'utilisation et au traitement des messages instantanés. En outre, l'encadrement politique est tel que, sans sauvegarde automatique, la préservation des messages instantanés aux fins d'accès à l'information et autres dépend de chaque employé qui décide ou non de les stocker.
4. Les politiques actuellement proposées par le Secrétariat du Conseil du Trésor présenteraient un risque supplémentaire pour le droit d'accès à l'information en permettant que les messages instantanés soient supprimés automatiquement après seulement trois jours, au lieu de 30 comme à l'heure actuelle.
5. Les institutions n'ont pas été en mesure de fournir des raisons convaincantes d'utiliser la messagerie instantanée qui l'emporteraient sur le risque de menacer le droit d'accès à l'information quasi constitutionnel.
• Les institutions autorisent l'utilisation de la messagerie instantanée, car elle est plus rapide et dans les régions éloignées, moins coûteuse que l'utilisation du courriel. De plus, elle permet les communications lorsque les serveurs ne fonctionnent pas.
• La Commissaire a recommandé que la messagerie instantanée soit désactivée, sauf s'il existe un besoin opérationnel authentique justifiant son utilisation. Les institutions doivent mettre en place un mécanisme visant à sauvegarder automatiquement tous les messages et doivent fournir aux utilisateurs une formation sur leurs responsabilités en matière de gestion de l'information et de son accès.
6. Le traitement actuel des messages instantanés nuit à la capacité de la Commissaire à enquêter sur des plaintes concernant des documents manquants.
• Étant donné qu'au moins 90 jours (30 jours pour une réponse à une demande et 60 jours pour déposer une plainte) s'écoulent habituellement avant que la Commissaire reçoive des plaintes concernant la façon dont les institutions traitent les demandes d'accès à l'information, les probabilités que les messages instantanés existent toujours à ce stade sont pratiquement nulles.
• Les plaintes concernant des documents manquants représentent près de la moitié des plaintes en matière de refus d'accès à l'information. Le Commissariat à l'information a enregistré plus de 400 plaintes concernant des documents manquants en 2012-2013.
7. L'enquête souligne la nécessité de modifier la Loi sur l'accès à l'information afin d'exiger que les fonctionnaires du gouvernement créent des documents étayant leurs décisions aux fins d'accès à l'information.
• Huit institutions visées sur onze permettent aux employés d'utiliser des appareils sans fil pour l'envoi et la réception d'information ayant une valeur opérationnelle (en plus des messages brefs et transitoires).
• À moins que ces messages soient stockés sur un serveur ou qu'ils soient automatiquement sauvegardés, l'information sur la prise de décision du gouvernement sera perdue de façon permanente.
• La Commissaire a recommandé que la Loi soit modifiée afin d'inclure une obligation d'étayer des décisions, ainsi que des sanctions appropriées en cas de non-conformité.
8. Le Président du Conseil du Trésor n'est pas d'accord avec les recommandations de la Commissaire et a refusé de les mettre en œuvre.

SOURCE : Commissariat à l'information du Canada

Le rapport peut être consulté sur le site Web du Commissariat.

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Natalie Hall
Gestionnaire, Communications et Relations médias
Commissariat à l'information
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